Je bedrijf gebruikt online diensten voor e-mail, boekhouding, planning, klantgegevens, bestanden en je website, maar kun je nog bij je gegevens als een dienst uitvalt? En kun je van leverancier wisselen zonder gegevens of toegang te verliezen?
Dat is de kern van digitale autonomie: je zit niet vast aan een leverancier en kunt wisselen als jij dat wilt. Zo houd je zelf controle over je bedrijfsgegevens. Daarvoor moet je wel weten welke diensten je gebruikt, waar je gegevens staan en hoe je die meeneemt. Gebruik daarom de acht tips hieronder om dit te regelen.
Wat is digitale autonomie?
Je hoeft de software en het beheer niet zelf te regelen, maar je moet wel van leverancier kunnen wisselen zonder belangrijke gegevens, toegang of kennis kwijt te raken.
Zorg dat je deze vragen kunt beantwoorden:
- Welke gegevens en diensten zijn echt nodig voor je dagelijkse werk?
- Waar staan je gegevens en wie is ervoor verantwoordelijk?
- Welke gegevens en instellingen moeten mee naar een andere leverancier?
- Hoe snel kun je weer werken na een fout, aanval of storing?
- Hoe makkelijk kun je wisselen van leverancier?
Een goede leverancier kan veel werk uit handen nemen, maar maak wel duidelijke afspraken. Test ook of je je gegevens echt naar een andere dienst kunt meenemen; alleen een knop met “exporteren” is niet altijd genoeg.
Tip 1. Maak een lijst van online diensten
Noteer alle online diensten die je bedrijf gebruikt, zoals e-mail, boekhouding, klantbeheer, planning, opslag, betalingen en je website. Schrijf per dienst op wie de leverancier is, welke collega verantwoordelijk is, welke gegevens erin staan en wat er gebeurt als de dienst even niet werkt. Neem daarbij ook diensten mee die medewerkers zelf zijn gaan gebruiken.
Tip 2. Zoek uit waar je gegevens staan
Vraag waar je gegevens en back-ups worden bewaard, welke andere bedrijven ze verwerken en in welke landen dat gebeurt. Houd er rekening mee dat gegevens en back-ups niet altijd op dezelfde plek staan.
Tip 3. Gebruik een wachtwoordmanager om accounts bij te houden
Gebruik een wachtwoordmanager van het bedrijf om accounts en wachtwoorden bij te houden. Zo zie je welke accounts bestaan en kun je voor ieder account een sterk, uniek wachtwoord gebruiken. Geef minstens twee medewerkers toegang tot de zakelijke kluis, zodat je niet van één persoon afhankelijk bent. Gebruik daarnaast voor zakelijke accounts geen privé-e-mailadres.
Zet tweefactorauthenticatie (2FA) aan voor belangrijke accounts en bewaar de herstelcodes op een beveiligde plek. Bewaar de herstelcodes van de wachtwoordmanager zelf buiten die manager. Geef medewerkers alleen de toegang die zij nodig hebben en verwijder die toegang als hun werk verandert of stopt.
Tip 4. Maak een lijst van wat je wilt behouden
Noteer welke gegevens en functies je wilt behouden als je van leverancier wisselt. Denk aan bestanden, historie, bijlagen, sjablonen, instellingen, gebruikersrechten en verbindingen met andere software. Vraag medewerkers wat zij dagelijks gebruiken en maak vervolgens drie lijsten: wat moet mee, wat mag mee en wat hoeft niet mee.
Tip 5. Sla bestanden op in open bestandsformaten
Open bestandsformaten kunnen door verschillende programma's worden gelezen, waardoor je minder afhankelijk bent van één programma. Zo'n formaat maakt overstappen makkelijker, maar je moet nog steeds testen of alle inhoud goed meegaat.
ODT staat voor OpenDocument Text en is geschikt voor bewerkbare documenten. Ook DOCX is een gestandaardiseerd formaat, maar programma's kunnen het verschillend weergeven. Gebruik PDF als vooral de vaste weergave van een bestand behouden moet blijven en test altijd of het gekozen programma het bestand goed opent.
Tip 6. Maak een plan om van leverancier te wisselen
Leg vast wie de overstap leidt, hoe je een nieuwe leverancier kiest en wat als eerste verhuist. Noteer daarbij hoe lang de oude en nieuwe dienst naast elkaar werken. Gegevens en handleidingen kun je overdragen, maar accounts, rechten, instellingen en verbindingen met andere software moet je vaak opnieuw instellen.
Dit plan wordt ook een exitstrategie genoemd. Schrijf daarin ook op wat je doet als de verhuizing mislukt, wie de leveranciers belt en hoe je tijdelijk verder werkt. Test het plan vervolgens voordat je het nodig hebt.
Tip 7. Maak duidelijke afspraken met je leverancier
Leg vóór het tekenen vast dat je een volledige kopie van je gegevens krijgt. Spreek af binnen welke termijn, in welk bestandsformaat en tegen welke kosten de leverancier deze levert. Noteer ook of historie, bijlagen en instellingen meegaan, hoe lang je na opzegging toegang houdt en wanneer de leverancier de laatste kopieën wist.
Verwerkt de leverancier namens jouw bedrijf persoonsgegevens? Dan verplicht de AVG je om een verwerkersovereenkomst af te sluiten. De Engelse naam is Data Processing Agreement (DPA). Hierin staan afspraken over beveiliging, andere verwerkers, datalekken en het wissen of teruggeven van persoonsgegevens. Laat deze afspraken aansluiten op je overstapplan.
Tip 8. Verwijder gegevens die je niet meer nodig hebt
Minder gegevens betekent minder werk bij een verhuizing. Verwijder daarom oude accounts, dubbele bestanden en gegevens die je niet meer gebruikt, maar controleer eerst de wettelijke, fiscale en contractuele bewaartermijnen.
Spreek per soort gegevens een bewaartermijn af. Is jouw bedrijf volgens de AVG de verwerkingsverantwoordelijke en is de leverancier de verwerker? Leg dan vast dat de leverancier de persoonsgegevens na afloop naar jouw keuze teruggeeft of wist. Bestaande kopieën moeten ook worden gewist, tenzij de wet verplicht om ze te bewaren. Je bedrijf blijft verantwoordelijk voor de bewaartermijnen.
Begin met drie belangrijke diensten
Kies de drie diensten die je werk direct stilleggen als ze uitvallen. Maak de lijst, controleer de accounts en bepaal welke gegevens bij een overstap mee moeten. Pak daarna de andere diensten aan.